學問ORID閱讀心得(6): 從頭開始準備焦點討論的步驟

第五章是將第四章的程序步驟，再進一步的說明，摘錄自己有所感的部分。

Brian Hall:[組織發展的關鍵在於團體互動和省思的品質。]

最好的討論通常是事先好好規劃過的。

準備的步驟:

首先要考慮你面對的情況是否適合運用焦點討論法。若是適合就依照下列五大部分10步驟準備:

一、焦點與意向

1. 凝聚討論的焦點。

凝聚討論的焦點是在找出目標。準備討論的人必須結合主題和團體的需要。缺少了焦點，大家只能泛泛地討論，無法知道到底發生甚麼事，需要訂定討論的界線。

2.寫下討論的意向。

思考意向時，需要寫下兩個層面的目標:

• 理性目標: 引導者期望討論之後所能完成什麼，產生怎樣的實際成果。
• 體驗目的: 引導者期望討論過程對團體內在的影響。

3.運用客觀性問題確保討論有一個具體的起點。

從具體簡單的問題開始，例如分享上次會議的看法，或上次會議你還記得什麼，這會促使大家回想真實的生活。

二、腦力激盪問題

每個層次經判斷選出後，每一層至少都要有一個問題，客觀層次需要多一些問題，來蒐集足以形成後面結論的抽樣資料，反映性層次問題，最好有正面及負面的問題，但原則上是每個階段問題，都需要足夠的探索，以產生足以進行下一層次的資訊。

4.進行腦力激盪以列出可以達成理性目標與體驗目的與體驗目地的各種問句。

不要預設框架，讓創意自由流動，寫下所有與該主題相關的可能問句。可以利用便利貼寫問句，在問句旁邊註明它是O、R、I、D的那一項，以利後續整理運用。

5.選出你所需要的問句。

參考理性目標與體驗目的，選出能提供你所需要的資訊問句，刪除其他問句。將便利貼的問句依ORID分類排序整理。

6.調整問句的順序並確認都是開放性問題。

重新排列問句順序，讓每一個問句能夠很流暢地連接到下一個。在檢視那些地方需要列出細部的問題(子問句)，並再次確認所有問題都是開放性問題。

7.腦海中預演這段討論的內容。

想像這場討論是流動的過程，而不是一套步驟，調整每個問句或準備某問句相關的子問句，讓團體體驗無間隙地討論，如同答案本身就是意識的流動。

三、準備開場說明。

8.謹慎準備自己的開場內容。

開場白須結合下列數項的功能:

• 邀請參與:讓團體感受到他們受到邀請參與討論。
• 點出焦點:說出這次討論的主題。
• 提醒共識:指出這次的討論和既有的共識或計劃之間的關聯。
• 舖陳背景:說明討論的原因，以及為何需要此刻進行，傳達大家對這次任務的關心。
• 先發制人，處理反對的聲音: 在反對進行這次討論聲音前，就預先說明處理。

四。準備結語。

9.將你在結語時要說的話寫下來。

結語是將所有細節收尾的好機會，包括結論總結、肯定參與者的洞見、會議記錄如何使用、那些未決議題討論的時程安排、安撫討論過程中感到不快的人。

五、自我省思。

10.想想這個團體和你自己。

用一點時間思考參與討論的團體，他們最近發生過什麼事，什麼風格能幫助他們面對議題。

想想自己的僻好、會讓你緊張的事情，以及長處。在心中記住你需要避免的習慣。

最後，不要忘記討論結束後的省思。

帶領討論常碰到的問題，可做為準備的參考:

1.團體不專注，造成原因可能如下:

• 場地混亂及座位安排不友善。
• 沒有真正引起團隊的注意。
• 背景舖陳不清楚。
• 討論的主題和團隊不相關。

2.團體對於所提的問句沒有反應，可能原因是團隊與引導者的關係薄弱，或大家不信任引導者。

3.團體給的答案不對，可能原因是:

• 引導者已有預設立場。
• 問句的順序不對。
• 問題不夠清楚或沒有焦點。

4.問題給的並非真實具體的答案，可能原因如下:

• 參與者對這次的討論沒有安全感，或還沒準備好要參與。
• 問題不夠明確。
• 參與者心中另有想法。

5.某些參與者主導了整個談話，可能原因如下:。

• 或許他們不覺得自己的觀點被聽到。
• 負責這次會談的[主管]不信任團體的智慧。
• 討論的風格可能太開放。
• 安靜的人和喜愛發表意見的人不平衡。

6.團體討論離題太遠，可能原因如下:

• 大家想要逃避這個主題或責任。
• 主題沒有焦點或被認為無關緊要。
• 引導者太容易被牽著鼻子走。

7.無法得到有效的成果，可能原因如下:

• 團隊不認為這主題與他們有關。
• 主題太大、太複雜，無法在一次的討論中適當處理。
• 提問的問題無法得到有用的資訊。

8.爆發爭執，可能原因如下:

• 沒有建立起尊重彼此意見的氣氛或大家不清楚如何聆聽彼此。
• 引導者出現偏頗的報導。

9.團體挑戰引導者，可能原因如下:

• 引導者讓人感覺自信不夠。
• 引導者傳達的信息混亂或混淆了提問者與專家的兩種角色。
• 團體對引導者的力量太敏感。